Методичка инженера-выставочника. Часть четвертая: Заказы материалов и Аренда

Публикую очередную часть методички инженера-выставочника. 

Предыдущие разделы:

1. Приоритеты,
2. Порядок работы инженера
3. Оформление чертежей 

Так как в обязанности инженера входит подсчет и заказ всего необходимого для проектируемого изделия, то необходимо оформить заказы покупных расходных материалов для этого изделия. А так же надо составить список изделий из нашей складской программы для временного использования на данном стенде время работы выставки - список аренды. 

Отчасти эти главы - это инструкция по использованию базы данных, которую я программировал специально для нашей фирмы. Эти пункты вряд-ли кому-то пригодится. Разве что, для написания ТЗ на разработку аналогичной программы. Но большинство описанных требований могут быть полезны для всех выставочников и не только выставочников.

Требования к заказам материалов

1.      Все заказы всегда вводятся строго через нашу базу данных, никаких бумажек и экселов.

1.1. Для ввода используется программа «Работы и заказы»

1.2. В пусковой панели на закладке Заказы есть кнопка Ввод новых заказов

1.3. Необходимо сначала выбрать объект работ. Если закупка идет сразу на несколько объектов – то используется объект – На все стенды –

1.4. Затем выбирается производственное задание. Можно выбрать то задание, по которому делаются чертежи, можно ввести новое задание чисто для закупок. Если закупки по заданию уже прошли в отдел снабжения – лучше ввести новое. Для нового задания надо придумать внятное уникальное имя.

1.5. Далее циклически вводятся материалы, указываются необходимые количества. Важно не вводить бездумно новые материалы, а всегда пытаться найти подходящий среди имеющихся в каталоге.

1.6. Если введен эксклюзивный материал, которого точно нет на складе – можно сразу жать кнопку Купить.

1.7. Из этой же формы можно вывести на печать лист закупок.

1.8. Автокадовский плагин Напилка умеет сам добавлять в заказы листовые материалы и кромки. Но будьте осторожны – не добавьте материалы в заказ несколько раз.

2.      В БД описание всех материалов хранится отдельно от таблицы заказов. При изменении описания материала автоматически изменяется его описание во всех заказах, приходах и др. связанных таблицах. Поэтому, следует внимательно относиться к вводу новых материалов. Они буду использоваться повторно другими сотрудниками и должны быть описаны понятно, точно, исчерпывающе. 

3.      Записываются заказы на все материалы и покупные изделия, даже если точно известно, что они есть на складе. Это требуется для учета себестоимости производства и во избежание обвинений в отсутствии нужных материалов. Допустимо не считать и не указывать:

3.1. Саморезы, если нет требований по их цвету и если их размер из числа всегда имеющихся на складе (диаметр 3.5, длина от 16 до 90мм)
3.2. Клей для дерева и ламината3.3. Скобы и гвозди (штифты) степлеров
3.4. Футорки М4 и М6.
3.5. Вспомогательные малярные составы (грунты, разбавители, отвердители), если специально не потребует руководитель малярного отдела
3.6. Все расходные материалы типа шкурок, смазок и т.п.
3.7. Инструмент и запчасти от него4.      Только основные материалы всегда есть на складе. В окне выбора основные материалы помечены красным восклицательным знаком. Предпочтительно проектировать только из них. При выборе прочих материалов следует уточнить в соответствующих отделах мастерской, какие есть в наличии и выбирать для проектирования по возможности из тех, что есть. 

5.      Если в смете указаны конкретные материалы, недопустимо выбирать материалы дороже, чем указано в смете. 

6.      У всех материалов должен быть строго задан артикул или код цвета. Предпочтительно указывать коды цвета краски по NCS или RAL. 

7.      В случае если на момент написания заказов не известен точный цвет/артикул, то в БД вводится новый эксклюзивный материал с пометкой «для такого-то стенда» вместо артикула или вместо цвета. В таком виде заказ можно отдать в работу. Выяснять артикул будут уже снабженцы. Если позже вам сообщат артикул – необходимо обязательно откорректировать материал в справочнике материалов. 

8.      Для многих изделий требуются комплектующие. Например, для замка Hafele требуется личинка и уголок, а к любому светильнику нужна лампа. Нельзя заказывать материалы без необходимых комплектующих. Многие типичные комплекты хранятся в БД. После выбора материала, БД покажет, есть ли комплектующие к заказанному материалу/изделию. Однако следует внимательно изучить, какие комплектующие предложены БД. Часто есть варианты комплектации и в БД записан только один из них. 

9.      Заказ рубки листов металла и резки стекла оформляется как заказ листового материала с указанием площади в квадратных метрах. Размеры рубки/резки указываются в примечаниях к заказу. Либо в примечаниях пишется «см. чертеж», а чертежи оформляются последним листом производственного задания с тем же номером. В последнем случае требуется сохранить чертежи нарезки/рубки в файл PDF под тем же названием что и задание, дописав к названию Рубка или Стекло. 

10.  Список необходимых электрических изделий составляет инженер-электрик, но вводит в БД инженер. 

11.  Выбор краски см. в таблице Выбор краски.xls. Там же количество на кв. метр с учетом всех необходимых слоев. В случае заказа большого количества краски, требуется спросить у технолога покрасочного отдела не надо ли заказать грунты и т.п. 

12.  Заказ пишется строго по объекту и заданию. Объект должен быть уже в БД. Инженер не может ввести новый объект и редактировать объекты. Если срок объекта прошел – он не будет виден в форме ввода заказов. Для ввода отсутствующих объектов и продления сроков следует обратиться к менеджеру объекта (продажнику). 

13.  Начальники производственных отделов имеют право ввести заказ материалов «впрок». Этот вариант предназначен исключительно для оптовых закупок основных материалов, для сокращения транспортных расходов. Для этого случая есть специальный объект «на все стенды». Все такие заказы в конечном счете должны быть дублированы заказами на конкретные стенды. 

14.  Желательно записывать заказ материалов на то же производственное задание, по которому идет изготовление. Но можно при необходимости ввести специальное задание «на закупку», по которому нет никакого изготовления. Эту возможность следует использовать, если заказ по основному заданию уже проведен, если понадобилось докупить или заменить материалы, если надо выдать закупку заранее. В форме объекты можно посмотреть сводный отчет по всем заказам на объект, чтоб не суммировать количество вручную. 

15.  В первую очередь следует внимательно изучить имеющиеся в БД материалы. Для этого существует поиск по любой части названия. В справочнике материалов можно отсортировать список материалов по артикулу, размеру и т.п. Можно отобрать только материалы определённого производителя. Если материал не найден, следует включить отображение эксклюзивных материалов. И только если и среди них нет нужного – тогда можно ввести новый эксклюзивный материал. Ни в коем случае нельзя вводить в БД повторно один и тот же материал. 

16.  Если материала точно нет в БД – вводится новый эксклюзивный материал. Для нового материала следует указать:

16.1. группу материалов из числа имеющихся в списке
16.2. цвет материала, если он есть. Для металлопроката в поле цвет пишем сталь или алюминий. В базу данных можно ввести как текст с названием цвета, так и коды по различным каталогам (есть кнопочка для ввода кодов цвета)
16.3. размеры. В базе данных хранится и текстовая запись размеров и отдельные цифровые поля для диаметра, длинны, ширины, толщины в миллиметрах. Цифровые поля открываются специальной кнопкой. При вводе листовых материалов записывать толщину обязательно. Она используется программой напилки. Для удобства сортировки некоторых материалов в текстовой строке размера иногда ставятся пробелы в начале – они служат для выравнивания разрядов чисел. Если размер написан не в миллиметрах – пишем «м», «см» и т.п. по-русски и маленькими буквами.
16.4. единицу измерения. Единицы упаковки нельзя назначать основными единицами измерения! Бочки, банки, бутылки, коробки, упаковки, рулоны, бобины и т.п. – можно назначать только в качестве альтернативной единицы измерения. Единственным исключением может быть баллон жидкости, если эта жидкость НИКОГДА не продается в разных баллонах и не требуется расчет количества в единицах объема или веса. Металлопрокат пишем только в метрах погонных, но не в тоннах. Половые покрытия – в метрах квадратных, но не погонных.
16.5. Альтернативная единица измерения материала служит для удобства для автоматических пересчетов. Вводить ее не обязательно. Если она введена, то обязательно надо ввести коэффициент пересчета, который показывает, сколько альтернативных единиц в одной основной. Например, сколько квадратных метров в одном листе.
16.6. Желательно указать розничную цену изделия. Цену следует посмотреть на сайте фирмы поставщика. Форма ввода материала позволяет вводить цену в рублях, долларах или евро. Цену обязательно рассчитать за основную единицу измерения.
16.7. Для удобства ввода нового материала имеется кнопка Похожий, которая позволяет выбрать другой, ранее введенный материал, в качестве шаблона. Рекомендуется всегда выбирать основные материалы в качестве шаблона, а затем подправить только нужные поля.
16.8. При вводе листового материала проверьте, как он запишется в таблицу напилки. Убедитесь, что напильщик сможет идентифицировать материал. В столбцы таблицы напилки влезает только первое слово названия, первые буквы первых трех слов цвета и толщина.

17.  Введенные инженерами материалы всегда помечаются как эксклюзивные. Сменить тип материала на «обычный» или «основной» имеет право только сотрудник хозяйственного отдела или руководитель соответствующей группы 

18.  Отредактировать описание и все параметры материала можно через БД на закладке Материалы, Каталог материалов. Инженер может редактировать только материалы, которые он сам вводил. 

19.  Удалить материал из БД невозможно, пока он связан хотя бы с одним заказом. Кнопка удаления материалов в форме Каталог материалов доступна только сотрудникам хозяйственного отдела. 

20.  Сотрудники хозяйственного отдела имеют право заменять один материал на другой, если обнаружится дубль. При этом происходит подмена во всех связанных таблицах (заказах, приходах и т.д.), включая все старые заказы. 

21.  При подсчете металла для закупок следует учитывать раскрой хлыста, необходимость запаса на пил. Обычно прокат покупают хлыстами по 6м. Сваривать детали из обрезков никто не будет. 

22.  Количество листового и кромочного материала можно подсчитать с помощью плагина напилка в AutoCAD. Следует учесть, что листовые материалы автоматически подсчитываются как сумма площадей деталей. На реальный раскрой всегда уйдет больше материала. Если материал эксклюзивный, следует воспользоваться программой Cutting3 для точного учета обрезков. 

23.  И заказать запас 10% на случай брака. 

24.  Допустимо заказывать малые доли листа 

25.  При заказе стекла следует давать 1-2 запасные полки/дверки (и любые стеклянные детали, которых изготавливается более 4х одинаковых). На случай боя. 

26.  Указания для снабженцев о месте покупки можно написать в примечания заказа 

27.  Если точно известно, что материала нет на складе (абсолютно новый, никогда ранее не использованный), можно нажать кнопку Купить в форме ввода заказа. 

28.  После ввода всех заказов по заданию инженером, заказы должен просмотреть руководитель КБ или Менеджер объекта. Печатать заказ для этого нет необходимости, т.к. заказы должны быть скопированы в таблицу в чертежах и будут проверены вместе с производственным заданием. 

29.  Готовые заказы печатаются на принтер .... или передаются на склад другим способом. После успешной печати следует известить хозяйственников о том, что надо проверить наличие материалов на складе. 

30.  После проверки наличия на складе, база данных извещает менеджера производства о необходимости передачи заказа в отдел снабжения (только если надо покупать). Инженер не участвует в дальнейшем похождение заказа по отделам. 

31.  Изменения в заказе

31.1. Изменения возможно внести только до проверки наличия на складе.
31.2. Инженер не может изменить заказы другого сотрудника. Для внесения изменений нужно обратиться к тому, кто вносил заказы или к руководителю КБ. Однако возможно отменить чужие заказы и добавить к заданию свои.
31.3. Если потребовалось внести изменения в выданные заказы, надо

31.3.1. сменить версию задания

31.3.2. отменить заказы с неправильным количеством или неправильными материалами

31.3.3. добавить новые заказы и заказы с исправленными материалами/ количеством

31.3.4. провести обновленный заказ по всем этапам проверки и утверждения

Требования к отборам в аренду

1.      Отбор изделий с нашего склада в аренду на стенды производится строго через нашу базу данных.

2.      В каталоге арендуемых изделий есть разделы с «табличными» изделиями, которые отличаются друг от друга только одним параметром. Например, профиля Октанорм из одной группы отличаются только длиной.  Для удобства ввода аренды этих изделий служит форма «Отбор группы изделий». Форма не предназначена для ввода не табличных изделий т.к. в ней не видно полного описания изделия. Для всех прочих изделий следует пользоваться формой «Отбор одиночных изделий»

3.      Аренда вводится на конкретный объект по конкретному заданию. Даты аренды рассчитываются базой данных автоматически исходя из сроков работы выставки и времени на монтаж/демонтаж изделия.

4.      В параметрах производственного задания есть настройка, когда арендуются изделия (Форма Производственные Задания, закладка Аренда, поле На какой срок арендуются). Возможна аренда не только на время работы выставки, но и на время монтажа/демонтажа (для монтажного оборудования) и на произвольные даты. Последним вариантом следует воспользоваться, когда монтаж производится в отдаленных регионах и требуется учесть дни на транспортировку. Т.е. вместо даты открытия выставки, следует указать день погрузки машины. Важно помнить, что  произвольные сроки аренды не будут меняться автоматически при переносе сроков работы выставки.

5.      При выборе изделий для аренды следует отдавать предпочтение изделиям помеченным в БД как основные. А среди прочих выбирать те, которых больше в наличии.

6.      Инженер не может исправить отбор в аренду записанный другим инженером. Исправлять должен автор или сотрудники отдела комплектации.

7.      В случае отсутствия свободных изделий:

7.1.   Если отбираются профиля Октанорм – следует попытаться срастить по длине другие профиля (см. Конструкции из Октанорм`а )

7.2.   Инженер может самостоятельно заменить изделия относящиеся к конструктиву стенда и не влияющие на внешний вид стенда и на расчеты прочности.

7.3.   Во всех прочих случаях решение принимает инженер объекта или руководитель КБ

7.4.   Напилка новых профилей Октанорм возможна только по согласованию с руководителем отдела комплектации. Заказ изготовления будет учитываться базой данных при подсчете количества вплоть до следующей инвентаризации. (Т.е. наличие в каталоге не изменится, но при всех расчетах будет считаться, что изделия были изготовлены и есть на складе). Чтобы сбросить учет изготовления, кладовщик должен ввести дату пересчета наличия после демонтажа стенда, на который заказано изготовление.

7.5.   Изготовление самодельных изделий для аренды должно быть согласовано с руководителем отдела комплектации  и техническим менеджером объекта. Для изготовления типовой мебели надо оформить отдельное производственное задание.

7.6.   На покупные арендуемые изделия можно записать задание на закупку. Но покупку следует согласовать с техническим менеджером и с руководителем отдела комплектации 

 

8.      Если часть отборов в аренду оказались не нужными или потребовалось изменить изделие/количество :

8.1. сменить версию задания

8.2. ненужные отборы пометить как отмененные. Если отборы уже выданы в мастерскую, то не желательно удалять их из БД, чтоб легче было разобраться, что изменилось.

8.3. исправить отборы с неправильным количеством или неправильными изделиями.

8.4. перезаполнить таблицы отборов в чертежах.

8.5. в названиях изменившихся листов добавить «С изменениями» или «Версия №»

8.6. передать титульный лист с новой версией и исправленные листы на производство (можно как файл pdf)

9.      У каждого изделия в каталоге указан срок переезда на новый стенд. Этот срок рассчитан так, чтоб в спокойном режиме разобрать изделие на одном стенде, перевезти в мастерскую, подготовить к отправке на новый стенд и смонтировать его. База данных подсчитывает количество арендованных изделий с учетом сроков демонтажа/монтажа и каждую полночь рассылает предупреждения сотрудникам отдела комплектации и руководителям КБ. Предупреждение от БД означает, что срок для демонтажа/монтажа изделий слишком мал, чтоб установить изделие на новом стенде в штатном режиме. Но предупреждение НЕ означает, что использовать изделия не возможно! Предупреждение следует использовать как сигнал к тому, что надо разобраться в тонкостях ситуации, и принять какие-то меры. Например, предупредить бригадира, что часть изделий надо демонтировать в первую очередь, или предупредить художников, что какая-то мебель будет оклеиваться на стенде, т.к. не успевает вернуться в мастерскую. Инженер, получив предупреждение от БД, может сам посмотреть в форме Аренда, где еще используются изделия и связаться с руководителем отдела комплектации о возможности срочного перевоза изделий. Если отдел комплектации одобряет сжатые сроки перевоза – сообщение от БД можно и нужно игнорировать. 

10.  Вводить новые изделия в каталог имеют право только сотрудники отдела комплектации. Инженер имеет возможность добавить только профиля (табличные изделия) нестандартной длины и только если нет возможности состыковать другие профиля и только после согласования с отделом комплектации. Руководители КБ и Архитектурного отдела могут предложить отделу комплектации внести в каталог новые изделия. Если хранение новых изделий требует существенного складского пространства, то руководитель отдела комплектации согласовывает ввод этих изделий в каталог с руководством компании. 

11.  Решение об уничтожение изделий из каталога принимает руководитель отдела комплектации с учетом состояния изделий и частоты их использования. Заинтересованные лица могут подписаться на рассылку сообщений от БД об изменениях в каталоге изделий.